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Familia Sancela: Una Familia con RFID

logo_familia_sancelaFamilia Sancela es una empresa dedicada a la fabricación de bienes de consumo como Toallas Higiénicas, Incontinencia-TENA, Papel higiénico, Servilletas, Toallas de cocina, Pañuelos; así como Pañales y Toallitas húmedas para bebés.

Hoy, Familia Sancela cuenta con seis plantas de producción de la más avanzada tecnología en Colombia, Ecuador y República Dominicana. Atiende los mercados de: Venezuela, Trinidad, Chile, Argentina, República Dominicana, Puerto Rico, Paraguay, Ecuador, Perú, Bolivia, México, Australia y Filipinas.

 

El objetivo de esta implementación tecnológica fue garantizar, a través de tecnología RFID de Intermec, exactitud del 100% en el traslado de producto terminado desde la Planta de Producción al Centro de Distribución, teniendo trazabilidad sobre cada movimiento realizado con la tarima.


Ante la necesidad de dejar atrás el control manual Familia Sancela soporta sus ambiciosas metas de crecimiento y liderazgo en una infraestructura tecnológica de punta, por ello se consideran una compañía de pioneros en este rubro. Este concepto se volvió realidad en su planta de Cajica, Bogotá, al requerir de una visibilidad efectiva del producto terminado en su paso de Producción al Centro de Distribución (CEDIS).

La principal problemática que enfrentaban era la necesidad de medir con exactitud la cantidad de inventario que se desplazaba de un área a otra, ya que al mover las tarimas armadas con producto terminado, el cambio físico quedaba asentado en vales de producción que a su vez se capturaban manualmente en el sistema R3 de SAP.

Mediante SKUs (Stock Keeping Unit o Unidad de Guardado de Inventario), los operadores hacían el conteo de la mercancía para validar el correcto armado de la tarima en cuanto a cantidad de producto de acuerdo a cada SKU. A continuación se hacía el traslado físico y se registraba en el sistema.

Ya que el Centro Productivo y el CEDIS están separados entre sí por un pasillo de aproximadamente cinco metros de ancho, tiene, en uno de sus extremos un almacén donde convergen una gran cantidad de vehículos, lo que propicia el desvío de la mercancía hacia esa zona, ocasionando su pérdida.


Con esta forma de operación, se tenían diferencias constantes en los inventarios, debido principalmente a errores manuales ya fuera por conteo, o ingreso en el sistema. “A veces teníamos un exceso de mercancía registrado y en otras ocasiones nos faltaba. De cualquier forma, nuestros inventarios físicos eran inconsistentes con lo que indicaba nuestro sistema”, comenta Juan Esteban Jaramillo, Gerente de Tecnología del Grupo, y agrega, “Además, no podíamos identificar al responsable en caso de pérdida de mercancía o inexactitudes, porque carecíamos de información sobre quién había armado la tarima o la había movido de una ubicación a otra”.

Otros problemas adicionales que surgían por la falta de inventarios precisos, era la carencia de producto disponible para la venta, lo que ocasionaba ventas perdidas, ya que aún encontrándose físicamente el producto, éste no figuraba dentro del sistema. Y segundo, había diferencias en los pedidos con los clientes.

En este sentido, toda la operación se tenía en manos de los empleados, sin embargo, el compromiso de los directivos de Familia Sancela estaba encaminado en garantizar procesos eficientes y salvaguardar los activos de la compañía.
RFID para el control de tarimas con producto terminado

Familia Sancela decidió investigar qué tecnología podían aplicar para resolver su problemática. Se buscaba que fuera la mejor opción y que también resultara innovadora, ya que la planta de Cajica, al ser nueva, admitía los sistemas más novedosos. Después de evaluar la inversión necesaria para resolver la situación con código de barras, se decidió que la Identificación por Radiofrecuencia (RFID) y el Código Electrónico de Producto (EPC), constituían la mejor opción para implementar en la empresa.

Además, esta decisión representaba un área de oportunidad para Familia Sancela, porque el principal detallista de Colombia, Almacenes Éxito, ya contempla la posibilidad de solicitar a sus proveedores etiquetar con RFID. Por tal motivo, el Grupo buscaba obtener algún provecho de esta tecnología y no sólo convertir su operación en un requerimiento de un cliente al pegar etiquetas de RFID sin utilizar esos datos. “Buscamos capitalizar esa información y usarla en nuestro propio beneficio, no queríamos un rol pasivo en esta modernización tecnológica”, precisa Elkin Diez, Jefe de Proyectos SRM de Familia Sancela.

La empresa decidió estudiar a fondo la tecnología y documentarse con ejemplos de aplicaciones alrededor del mundo. “Elegimos a Intermec por la credibilidad y responsabilidad comprobada de su representante en Colombia; el respaldo y apoyo irrestricto de Intermec al proyecto; el liderazgo mundial de la marca en tecnología de RFID; y por último, la conveniencia de sus costos”, menciona Elkin Diez.

A principios de 2007 se definió el plan de trabajo y comenzaron a hacerse las pruebas en sitio a través del montaje físico de los equipos. Se probó cada uno de los dispositivos de manera independiente (antenas, lectores, plumas, sensores y cámaras) Los equipos Intermec incluían lectores de RFID IF5 con antenas lineales, impresoras Intermec PM4i para código de barras y RFID, terminales móviles CK31, así como etiquetas deshechables de RFID.

Mediante SKUs (Stock Keeping Unit o Unidad de Guardado de Inventario), los operadores hacían el conteo de la mercancía para validar el correcto armado de la tarima en cuanto a cantidad de producto de acuerdo a cada SKU. A continuación se hacía el traslado físico y se registraba en el sistema.

Ya que el Centro Productivo y el CEDIS están separados entre sí por un pasillo de aproximadamente cinco metros de ancho, tiene, en uno de sus extremos un almacén donde convergen una gran cantidad de vehículos, lo que propicia el desvío de la mercancía hacia esa zona, ocasionando su pérdida.

Con esta forma de operación, se tenían diferencias constantes en los inventarios, debido principalmente a errores manuales ya fuera por conteo, o ingreso en el sistema. “A veces teníamos un exceso de mercancía registrado y en otras ocasiones nos faltaba. De cualquier forma, nuestros inventarios físicos eran inconsistentes con lo que indicaba nuestro sistema”, comenta Juan Esteban Jaramillo, Gerente de Tecnología del Grupo, y agrega, “Además, no podíamos identificar al responsable en caso de pérdida de mercancía o inexactitudes, porque carecíamos de información sobre quién había armado la tarima o la había movido de una ubicación a otra”.

Otros problemas adicionales que surgían por la falta de inventarios precisos, era la carencia de producto disponible para la venta, lo que ocasionaba ventas perdidas, ya que aún encontrándose físicamente el producto, éste no figuraba dentro del sistema. Y segundo, había diferencias en los pedidos con los clientes.

En este sentido, toda la operación se tenía en manos de los empleados, sin embargo, el compromiso de los directivos de Familia Sancela estaba encaminado en garantizar procesos eficientes y salvaguardar los activos de la compañía.

RFID para el control de tarimas con producto terminado
Familia Sancela decidió investigar qué tecnología podían aplicar para resolver su problemática. Se buscaba que fuera la mejor opción y que también resultara innovadora, ya que la planta de Cajica, al ser nueva, admitía los sistemas más novedosos. Después de evaluar la inversión necesaria para resolver la situación con código de barras, se decidió que la Identificación por Radiofrecuencia (RFID) y el Código Electrónico de Producto (EPC), constituían la mejor opción para implementar en la empresa.

Además, esta decisión representaba un área de oportunidad para Familia Sancela, porque el principal detallista de Colombia, Almacenes Éxito, ya contempla la posibilidad de solicitar a sus proveedores etiquetar con RFID. Por tal motivo, el Grupo buscaba obtener algún provecho de esta tecnología y no sólo convertir su operación en un requerimiento de un cliente al pegar etiquetas de RFID sin utilizar esos datos. “Buscamos capitalizar esa información y usarla en nuestro propio beneficio, no queríamos un rol pasivo en esta modernización tecnológica”, precisa Elkin Diez, Jefe de Proyectos SRM de Familia Sancela.

La empresa decidió estudiar a fondo la tecnología y documentarse con ejemplos de aplicaciones alrededor del mundo. “Elegimos a Intermec por la credibilidad y responsabilidad comprobada de su representante en Colombia; el respaldo y apoyo irrestricto de Intermec al proyecto; el liderazgo mundial de la marca en tecnología de RFID; y por último, la conveniencia de sus costos”, menciona Elkin Diez.

A principios de 2007 se definió el plan de trabajo y comenzaron a hacerse las pruebas en sitio a través del montaje físico de los equipos. Se probó cada uno de los dispositivos de manera independiente (antenas, lectores, plumas, sensores y cámaras) Los equipos Intermec incluían lectores de RFID IF5 con antenas lineales, impresoras Intermec PM4i para código de barras y RFID, terminales móviles CK31, así como etiquetas deshechables de RFID.

En marzo, luego de tres meses de iniciada la implementación, el proyecto entró a la fase en productivo, tras involucrarse las áreas de Producción, Logística y Seguridad. El proceso actual contempla que un operador registrado forma la tarima, de dimensiones estandarizadas de acuerdo a cada SKU, que sale de la ubicación “Producción” para llegar hasta “Centro de Distribución”. En el sistema, se asocia al número de la tarima, la fecha, hora y usuario que lo armó la unidad logística. En este punto es necesario llevar a cabo la validación de salida en la pluma.

Los gafetes del personal también cuentan con RFID, que al momento de la lectura envían la señal al sistema y éste lo coteja a fin de autorizar la salida de la mercancía por el empleado.

En este momento la mercancía se encuentra en “Conversión”, registrándose automáticamente la hora y día de salida. Una vez que se autoriza la salida de la mercancía, ésta cambia a la ubicación “Tránsito”. Si en esta etapa llegara a demorarse más de un minuto, se activaría una alarma sonora en el centro de vigilancia, y además, de manera automática se emitirían tres correos electrónicos dirigidos al Gerente de Seguridad, Jefe del Centro de Distribución y Jefe de Producción, indicándoles que existe una violación en el proceso.

La empresa cuenta con un almacén virtual, ya que el paso es directo de Producción al Centro de Distribución. Sin embargo, virtualmente se registran cuatro ubicaciones: Producción, Conversión, Tránsito –que es el pasillo que divide Producción del Centro de Distribución- y finalmente el CEDIS. Si en la operación no existe alteración alguna y se realiza en menos de 60 segundos el traslado de Producción al Centro de Distribución, al llegar el operador a éste con su tarima, los lectores de RFID detectan la identificación tanto del trabajador como de los productos, para validar su entrada y finalmente registrar la mercancía en el sistema dentro de su ubicación final.

El gran éxito de la implantación fue lograr que el proceso fuera fluido, y que el operador no tuviera que detenerse un solo momento para las validaciones, sino que a un ritmo natural de caminata, el sistema hiciera los procesos necesarios para permitir el paso de la mercancía.

Inventarios exactos para Familia

La empresa goza ahora de inventarios con una exactitud del 100%, lo que les permite surtir pedidos completos, brindando así un mejor servicio a sus clientes, porque cumplen con lo estipulado en los pedidos. Actualmente mueven alrededor de 250 tarimas diarias, y prácticamente han desaparecido los volúmenes perdidos.

Adicionalmente, cuentan con una trazabilidad total del producto desde que sale de Producción hasta que llega al CEDIS. Dentro de este seguimiento, cuentan con información muy valiosa sobre la tarima: quién la armó, quién la movió, en qué momento y hacia qué ubicación. Por lo tanto, si hubiera alguna diferencia en la información física contra inventario o hubiera alguna violación, es muy fácil identificar al responsable.

Como proyecto a futuro, se buscará concretar una segunda etapa la cual comprende la utilización de RFID dentro de todo el Centro de Distribución, para combinarlo con un Sistema de Administración de Almacenes (WMS), para entonces sí, trabajar en la integración con sus clientes, en especial con Almacenes Éxito.

 

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